 |
|
 |
|
Vraag: hoeveel reiskostenvergoeding mag ik uitbetalen?
Aan werknemers mag u reiskosten vergoeden. Er zijn twee manieren om die vergoeding belastingvrij te kunnen geven. Voor beide methoden geldt dat u ze niet mag toepassen als uw werknemer reist per taxi, vliegtuig, schip of met een auto van de zaak.
De werknemer heeft een vaste werkplek. Dat wil zeggen: hij zal die werkplek op jaarbasis vermoedelijk in ten minste 36 weken bezoeken (70% van 52 weken). U mag op jaarbasis uit gaan van 260 reguliere werkdagen minus gemiddeld 54 dagen voor vakantie, ziekte en verlof.
Het saldo van 206 vermenigvuldigt u met de totale reisafstand per dag van en naar de vaste arbeidsplaats van de werknemer. Deze reisafstand op jaarbasis vermenigvuldigt u met de onbelaste kilometervergoeding van maximaal € 0,19. Dit is het per jaar belastingvrij te vergoeden bedrag; als u uw betalingen per maand doet, deelt u dit bedrag door 12 maanden.
Werkt uw werknemer in deeltijd, dan moet u een bedrag berekenen dat evenredig is aan het aantal gewerkte dagen per week.
Is uw werknemer gedurende korte tijd afwezig wegens bijvoorbeeld ziekte (maximaal 6 aaneengesloten weken) dan mag u de vaste reiskostenvergoeding blijven doorbetalen. Blijkt de werknemer langer afwezig, dan mag u de vaste reiskostenvergoeding doorbetalen gedurende de lopende maand en de eerstvolgende kalendermaand. Daarna mag de vaste onbelaste reiskostenvergoeding pas weer uitbetaald worden vanaf de maand die volgt op de maand waarin de werknemer weer is begonnen met werken.
Als per werkdag meer dan 150 kilometer wordt gereisd, dan is nacalculatie van de vaste kostenvergoeding verplicht. Blijkt dan dat de vergoeding gedeeltelijk bovenmatig is, dan dat deel worden terugbetaald (of u moet er belasting over afdragen). De nacalculatie doet u aan het einde van het kalenderjaar of, als de dienstbetrekking eindigt tijdens het kalenderjaar, in de maand nadat de arbeidsovereenkomst eindigde.
Methode 1 kan niet als uw werknemer niet altijd naar dezelfde arbeidsplaats reist. Dan mag u de vaste reiskostenvergoeding ook anders berekenen.
Bij deze methode gelden de volgende uitgangspunten:
Die aantallen dagen van 214 en 150 moet u soms naar evenredigheid toepassen:
Uw werknemer werkt in 2013 op 3 dagen per week. De afstand van zijn woning naar de vaste arbeidsplaats is 25 kilometer. De onbelaste vaste reiskostenvergoeding is voor het hele jaar dan maximaal: 128 dagen (3/5 x 214) x 50 kilometer x € 0,19 = € 1.216. Per maand kunt u uw werknemer een onbelaste vergoeding betalen van € 101 als hij in 2013 op minstens 90 dagen (3/5 x 150) naar de vaste arbeidsplaats reist.
Uw werknemer werkt in 2013 op 5 dagen per week. De afstand van zijn woning naar de vaste arbeidsplaats is 25 kilometer. De onbelaste vaste reiskostenvergoeding is voor het hele jaar dan maximaal 214 dagen x 50 kilometer x € 0,19 = € 2.033. Per maand is dat € 169. Uw werknemer wordt op 15 juli 2013 langere tijd ziek. Per 1 september stopt u de vaste reiskostenvergoeding. Op 1 december 2013 gaat uw werknemer weer aan het werk en vanaf 1 december betaalt u de vergoeding weer. Volgens deze regeling moet uw werknemer voor de onbelaste vergoeding van € 169 per maand in de periode januari tot en met augustus op minstens 100 dagen (8/12 x 150 dagen) naar de vaste arbeidsplaats reizen en in december op minstens 12 dagen (1/12 x 150 dagen). Als uw werknemer hieraan niet voldoet, mag u maximaal € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden over de werkelijk afgelegde kilometers. Voor eventueel te veel gegeven onbelaste vergoedingen waarmee u rekening heeft gehouden bij de al ingediende aangiften loonheffingen, moet u correcties insturen.
© Jeroen van Rossum, 10 april 2013.